Politique de protection et de confidentialité des renseignements personnels

Adopté lors de la rencontre du conseil d’administration du 20 décembre 2023

Le Mouvement Action-Chômage de Trois-Rivières (MAC de Trois-Rivières) est une personne morale à but non lucratif qui travaille avec des renseignements personnels dans le cadre de la défense de droits des chômeuses et chômeurs. 

La politique suivante vise à assurer la protection des renseignements personnels des personnes ayant recours aux services du MAC de Trois-Rivières. La présente politique encadre la façon dont l’organisme collecte, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels qui lui sont transmis. La présente politique traite également de la façon dont le MAC de Trois-Rivières recueille les renseignements personnels par un moyen technologique. 

Champ d’application et définitions

Cette politique s’applique à toutes les personnes salariées du MAC de Trois-Rivières, aux  stagiaires ainsi qu’aux personnes bénévoles de l’organisme. Elle s’applique également au site web du MAC de Trois-Rivières, qui est sécurisé. 

La politique vise tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre de la prestation de service du MAC de Trois-Rivières. Dans cette politique, un renseignement personnel est défini comme une information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. L’ancien employeur d’un prestataire, le numéro d’assurance social, l’adresse, le numéro de téléphone, une décision de le Commission d’assurance-emploi du Canada en sont quelques exemples. 

Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels 

Dans le cadre de ses services, le MAC de Trois-Rivières se doit de récolter des renseignements personnels, essentiels pour l’identification du prestataire. Les informations sont utilisées pour mener des enquêtes ministérielles, des contestations en révision administrative ou des représentations au Tribunal de la sécurité sociale du Canada

Lors du service téléphonique ou du service par courriel, les informations recueillies permettent de communiquer de l’information juridique aux personnes aux prises avec des problèmes avec la Commission d’assurance-emploi du Canada. Le MAC de Trois-Rivières ne recueillie que les informations nécessaires à la prestation de service. Dans sa collecte, son utilisation et la communication des renseignements personnels, le MAC applique les principes suivants : 

Consentement :

De façon générale, le MAC de Trois-Rivières collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, parfois avec l’aide d’un.e proche ou d’un.e interprète au besoin. Cette collecte de données se fait avec le prestaire qui sollicite les services de l’organisme. Ces informations sont obtenues avec le consentement, soit écrit ou implicite, de la personne, sauf si une exception est prévue par la Loi. 

Le MAC de Trois-Rivières doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. C’est avec une procuration écrite que nous pouvons parler avec le personnel de Service Canada et de la Commission de d’assurance-emploi du Canada, en plus de parler à tout.e autre intervenant.e si la personne a besoin de référencement.  

Collecte :

Tous les renseignements demandés aux personnes ayant besoin de nos services sont demandées, car il y a une raison valable de le faire. Le MAC de Trois-Rivières ne collecte pas des renseignements qui ne seraient pas nécessaires pour la prestation de service, à moins que ceux-ci servent à des fins statistiques, auquel cas les personnes en sont informées. 

Les informations collectées auprès d’un tiers, lorsqu’il s’agit des instances gouvernementales (Commission d’assurance-emploi du Canada, Service Québec, CLSC, etc.), se font toujours avec la signature d’une procuration signifiant le consentement. Le consentement verbal est utilisé lorsque le MAC de Trois-Rivières doit contacter un autre organisme ou une autre personne. La communication par le MAC de Trois-Rivières avec un tiers pour la collecte de données est toujours faite lorsque cela est nécessaire à la prestation de service. 

Également, le MAC de Trois-Rivières peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, pour les dons, l’adhésion ou des fins statistiques, en ayant notamment recours à :

• Canadon : Canadon dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Si une personne ne souhaite pas donner des renseignements à ces tiers, le MAC de Trois-Rivières offre aux personnes une multitude d’autres façon de faire des dons ou de devenir membre. 

Les informations recueillies dans le cadre d’un sondage de fin de séance d’informations sont anonymisées de facto par le format de Google Form. Les personnes qui le remplissent en sont avisés dans le sondage.

Détention et utilisation :

Le MAC de Trois-Rivières veille à ce que les renseignements qu’il détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. Le MAC de Trois-Rivières n’utilise les renseignements personnels que pour les raisons stipulées lors de la signature de la procuration. Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour la prestation de services demandée par la personne. Une nouvelle procuration devra être signée lorsqu’une nouvelle demande de prestation de services sera demandée ou si la prestation de service concerne une nouvelle période de prestation d’assurance-emploi. 

Dès que l’organisme souhaite utiliser ces renseignements pour une autre raison, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, le MAC de Trois-Rivières peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :

• Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Lorsque le MAC de Trois-Rivières souhaite utilise les renseignements personnels pour des fins statistiques, des analyses, des lettres ouvertes ou toutes autres communications, les renseignements seront préalablement anonymisés. 

L’accès aux renseignements personnels sont limités aux personnes salariés et aux stagiaires, tous.tes soumis.es à la politique de travail et à la présente politique. 

Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la Loi, le MAC de Trois-Rivières obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers, par une procuration écrite ou un consentement verbal.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Le MAC de Trois-Rivières recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par le MAC de Trois-Rivières (Canadon) pour l’adhésion des personnes et les dons. 

Si une personne ne souhaite pas donner des renseignements à ces tiers, le MAC de Trois-Rivières offre aux personnes une multitude d’autres façon de faire des dons ou de devenir membre. 

Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la Loi ou la réglementation applicable, le MAC de Trois-Rivières ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Pour les enquêtes ministérielles, les dossiers seront conservés dans les bureaux fermés à clé pour une durée de trois ans. 

Pour les dossiers de révision administrative et au Tribunal de la sécurité sociale, les dossiers seront conservés dans les bureaux fermés à clé pour une durée de sept ans.

Tous les dossiers des employé.es permenent.es ou contractuel.les et les stagiaires sont conservés pendant trois ans.

Tous les dossiers seront détruits de façon professionnelle à la fin des délais mentionnés. 

Responsabilités du Mouvement Action-Chômage de Trois-Rivières 

De manière générale, l’organisme est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels du MAC de Trois-Rivières est la personne occupant le poste de direction générale au sein de l’organisme. Cette responsabilité est déléguée par le conseil d’administration lors de la première rencontre de suivant le début de l’année financière.  

La personne responsable doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable, de la politique et de modifier les pratiques au besoin. Cette personne tient à jour le registre des incidents.  En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de responsable, l’équipe de travail et le conseil d’administration désignera une nouvelle personne qui assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Bien que la responsabilité incombe au ou à la responsable de la protection des renseignements personnels, l’ensemble des permanent.es, stagiaires ou employé.es contractuel.les ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqué.es dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer la protection et respecter la présente politique.

Sécurité des données

Le MAC de Trois-Rivières s’engage à mettre en place les mesures de sécurité raisonnable pour assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ses dossiers. 

Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour retirer son consentement, demander accès ou demander une rectification, la personne concernée doit contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels par courriel. Les coordonnées se trouvent plus bas. 

Le MAC de Trois-Rivières répondra aux demandes dans un délai de 30 jours. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la Loi et le délai pour les exercer. La personne responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Processus de traitement des plaintes 

Réception :

Pour porter plainte concernant l’application de la dite politique, les personnes doivent porter en communiquant avec le ou la responsable de la protection renseignements personnels. Les plaintes doivent être envoyées par courriel avec les coordonnées se trouvant dans la section suivante. 

Les informations suivantes sont requises dans la plainte :

• Nom
• Coordonnées (Numéro de téléphone)
• Objet
• Motif de la plainte

Traitement :

Les plaintes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours. 

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Approbation

La présente politique est approuvée par le conseil d’administration du MAC de Trois-Rivières et le personne responsable de la protection des renseignements personnels du MAC de Trois-Rivières, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Catherine Gendron

1322, rue Sainte-Julie

Trois-Rivières (Québec) G9A1Y6

protectioninfo.mactr@gmail.com

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la responsable par courriel.

Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site Internet du MAC de Trois-Rivières. Cette politique est également diffusée par tout moyen raisonnable pour atteindre les personnes concernées.

Incident de confidentialité et/ou de sécurité

Un incident de confidentialité se produit lorsqu’un accès, une utilisation ou une communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi; de la perte d’un renseignement personnel ou de toute forme d’atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Un incident de sécurité se produit lorsque les bureaux ou les systèmes informatiques sont pénétrés par des personnes non-autorisées. 

Le MAC de Trois-Rivières s’engage à suivre les obligations suivantes en cas d’incident :

• Tenir un registre des incidents de confidentialité;
• Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé;
• Aviser la personne concernée et la Commission d’accès à l’information dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le Mouvement Action-Chômage de Trois-Rivières s’engage à faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée selon le guide fourni par la Commission d’accès à l’information du Québec dans les situations suivantes :

• Un projet ou une initiative impliquant des renseignements personnels
• Un projet risquant d’avoir une incidence sur le respect de la vie privée des personnes

Lien vers le guide : Guide d’accompagnement – Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (gouv.qc.ca)